Gli step organizzativi e logistici di un servizio catering

Organizzare un catering per un evento significa non solo saper trovare le soluzioni più efficaci alle richieste del cliente, ma anche giocare d’anticipo per limitare al minimo gli imprevisti.

Esperienza, pianificazione e organizzazione sono fattori che possono fare la differenza: a volte basta poco per compromettere la buona riuscita di un evento e, per questo motivo, risulta fondamentale non tralasciare nulla.

Vediamo, dunque, quali sono i principali aspetti organizzativi e logistici da tenere in considerazione per un servizio catering efficace.

Il ruolo della location nell’organizzazione di un evento

Stabilire con largo anticipo il luogo in cui si svolgerà l’evento è, senza dubbio, il primo aspetto da considerare.

Se, da un lato, il servizio catering e banqueting richiede un preavviso (relativamente) breve per organizzarsi al meglio, dall’altro lo scoglio principale può riguardare la disponibilità delle location: ville, teatri o luoghi di ricevimento, infatti, vengono prenotati con un anticipo di molti mesi o addirittura da un anno all’altro, soprattutto per quanto riguarda i matrimoni.

A nessuno piace accontentarsi di soluzioni di ripiego, come anticipare o posticipare di mesi la data dell’evento o dover virare su location diverse dai propri desideri iniziali. Prendersi per tempo è, dunque, un aspetto organizzativo importante.

La scelta del posto è cruciale per indirizzare l’evento stesso, capire il tema e l’impostazione da dare, cogliere il tono e il mood più adatto. Allestimenti ed elementi d’arredo vanno selezionati con cura, senza dimenticare però anche tutti quegli aspetti che un occhio inesperto può dare per scontati, ma che nel complesso ricoprono invece una grande importanza. Solo per citarne alcuni:

  • temperatura dei locali;
  • servizio guardaroba;
  • servizio baby sitter;
  • pulizia dei bagni;
  • disponibilità di un parcheggio nelle vicinanze;
  • e molto altro ancora.

Catering per eventi: organizzare la cena e l’intrattenimento

Solo una volta prenotata la location si può pensare allo step successivo: il cibo. La cena è il cuore dell’evento, quindi il menù dev’essere in grado di andare anche oltre le aspettative, proponendo pietanze ricercate e abbinamenti originali e gustosi.

La scelta delle portate è rilevante tanto quanto quella del posto: una location da favola, da sola, non basta per organizzare un evento al meglio. Un servizio catering deve, quindi, saper gestire ogni singolo aspetto: dalla selezione degli ingredienti alla preparazione e al trasporto ottimale dei cibi stessi. Sottovalutare anche uno solo di questi aspetti rischia di incidere negativamente sull’esperienza degli ospiti.

Da non trascurare, poi, il momento del divertimento post cena. Il DJ set con open bar è una soluzione diffusa, anche se può essere applicata in modalità molto diverse (in questo articolo puoi vedere l’esempio di un evento che abbiamo organizzato per il 60° anniversario di un’azienda).

Una festa o una ricorrenza possono, però, prevedere infinite tipologie di intrattenimento: dalla musica dal vivo alle tradizionali esibizioni circensi, dai prestigiatori al cabaret fino alle bolle di sapone… il limite è solo la fantasia!

L’organizzazione di ogni dettaglio fa in modo che possano essere coinvolte anche altre esperienze sensoriali oltre al gusto (che, senza dubbio, ricopre un ruolo primario per un catering). Ad esempio:

  • la vista (dai fari colorati ai fuochi d’artificio, fino alle lanterne cinesi);
  • l’olfatto (sfruttando incensi profumati o diffusori di aromi);
  • l’udito (grazie alla musica di sottofondo o alle esibizioni dal vivo, per creare un’atmosfera particolare o un momento di svago).

Servizio catering: gli aspetti logistici

Per un servizio catering, la logistica è lo scheletro attorno al quale si imbastisce l’evento.

Il sopralluogo, svolto prima dell’evento, è un passaggio fondamentale per vedere com’è strutturata la location, dove si trovano le luci, gli allacciamenti, quali sono gli spazi a disposizione.

In questo modo, in base al numero di persone presenti, è possibile capire come si muoveranno gli ospiti, dove si distribuiranno e quanto spazio occuperanno in relazione a tavoli, sedie e arredi.

In linea di massima, più una cosa è pesante e crea ingombro, prima deve essere portata sul posto per consentire di allestirvi attorno tutto il resto. Gestire in modo efficace ogni aspetto logistico, dal carico e scarico del materiale alla disposizione dello stesso, richiede massima precisione e organizzazione, anche perché la lista della merce può essere davvero infinita: tavoli e tovagliato, sedie, sgabelli, piatti, posate, cristalleria, decorazioni, luci, elementi d’arredo e molto altro ancora.

Di solito i cibi arrivano, invece, per ultimi, in modo da consentire una preparazione espressa delle pietanze. Per approfondire, scopri tutti i vantaggi di un catering per eventi aziendali.

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